Predložak - online računa - Google Sheets (tablice)

Mali poduzetnici ne trebaju trošiti velike količine novca na zadatke poput izrade obrasca računa. Zahvaljujući velikim tvrtkama poput Google i Microsoft, besplatni alati Google Sheets i Google Docs zadatak izrade računa a i mnogi drugi to omogućuju  besplatno. Na internetu dostupno je niz predložaka koji se mogu s malo truda prilagoditi. Jednom kada se predložak prilagodi računi se mogu slati klijentima.

U članku je korišten predložak računa izrađen Google Sheet alatom. Budući da se radi o tabličnom alatu mnogi zadaci prilikom izrade računa su automatizirani i nije ih potrebno unositi više puta a ukupan iznos računa izračunava se automatski.

Google Sheet je web aplikacija i datoteke se spremaju kroz cloud (oblak). Svi što se kreira jednostavno se može preuzeti na vlastito računalo i spremiti u željene formate (npr. PDF).

Preuzmite i prilagodite - besplatan predložak računa (Google Sheets)

Kako napraviti kopiju predloška - online račun za uređivanje? 

U navigaciji, kliknuti File > Make a copy.

Odabrati željeno ime i spremiti predložak/tablicu. Na kraju kliknuti Ok.

Korištenje predloška 

Predložak - online računa ima 3 tablice: 

• račun
• račun-otpremnica
• proizvodi

Tablice račun i račun-otpremnica 

Tablica račun, primjer je računa koji se izdaje za isporuku dobara i uslugu drugom poreznom obvezniku. Tablica račun-otpremnica, primjer je računa koji se izdaje kod prodaje dobara i usluga ali ne naplatom takvih računa u gotovini (nije obveznik fiskalizacije). 

Tablica račun

Zamjena loga i upisivanje podataka tvrtke

Na logo postaviti miš i lijevi klik > Kliknuti oznaku "More/Više"  (tri vertikalne točkice - gore desno) > Kliknuti Replace Image (slika)

Učitati logo s računala (Upload) (slika ispod)

Preporučena logo dimenzija: 400x200 px.

U tablici račun izmijenite podatke primjer tvrtke s podacima vlastite tvrtke ili tvrtke za koju se kreira predložak (slika ispod).

Broj računa 

Broj računa unosi se prema redoslijedu koji je određen u tvrtki (u primjeru br. 15). 

Broj /20/1 označava godinu i prodajnu jedinicu. Taj broj unosi se jednom godišnje i nije ga potrebno tijekom godine mijenjati. 

Uz polje gdje je uneseno /20/1 dodana je tzv. Note - kratka obavijest. Sve ćelije/polja koja gore desno imaju oznaku trokutića sadrže kratko tumačenje što se unosi u ćeliju (slika ispod). 

Datum računa

Datum računa unosi se tako da se dva puta klikne na ćeliju. Otvorit će se Data picker - mali kalendar. Svi datumi unose se određivanjem datuma iz kalendara bez upisivanja (pogledati sliku). 

PDV ID.BR./OIB

Podatak se ne unosi već preuzima iz zaglavlja - opći podaci o tvrtki. 

Vaša narudžba 

Podatak se unosi. 

Sekcija unosa proizvoda i ostalih elemenata računa potrebnih za izračun ukupnog iznosa računa

U primjeru je uneseno 4 proizvoda + usluga dostave. Zadnja 2 retka su prazna. 

Proizvodi/usluge se ne upisuju već preuzimaju iz tablice proizvodi. Proizvod/uslugu potrebno je uvijek prvo upisati u tablicu proizvodi. Iz tablice proizvodi preuzima se i cijena proizvoda/usluge bez PDV-a (slika ispod). 

Od podataka upisuje se samo količina i eventualni rabat.

Ako je pojedini proizvod bez rabata nije ispravno upisivati 0,00% već pritisnuti tipku Del na tipkovnici.

Umetanje novog reda za unos dodatnog proizvoda/usluga (proširivanje)

Desnim klikom miša na prvi prazan redak (u primjeru redak 31), kliknuti Insert Row (slika ispod).

Unošenje formule u novo kreirani red

Označiti posljednji red (u primjeru 30) na sljedeći način, mišom na broj reda i desni klik na mišu. Kliknuti Copy. Postaviti kursor u novo kreirani prazan red, kliknuti desni klik na mišu > kliknuti Paste (slika ispod).

U novo kreiranom redu odabrati željeni proizvod, unijeti količinu i eventualni rabat.

Brisanje reda
Isti postupak kao kod umetanja novog red, pomaknuti miš na red koji će se obrisati i  kliknuti Delete row.

Sekcija fiskalizacija računa 

Račun izradio/izradila
U ćeliju se može unijeti više zaposlenih koji će sastavljati račun. U primjeru (slika ispod) na ćeliju s Nada Ivić desni klik miša > klik na Data validation.

Pojavit će se pop obrazac (slika ispod), upisati zaposlene koji će pisati račune. Zaposlene odvojiti zarezom.

Podaci u ćelije datum i vrijeme u sekciji fiskalizacija računa ne upisuju se već automatski dodaju preuzimanjem prije unesenih podataka. 

Pretposljednji red tablice račun sadrži generalne podatke o tvrtki. Podaci se unose.  

Posljednji red računa je tzv. Libre Barcode koji sadrži podatke preuzete iz računa: 

IBAN, broj računa, datum računa i iznos (slika ispod). 

Kako ispraviti eventualne pogreške koje nastaju prilikom uređivanja? 

Jedan od načina je ponovo preuzeti predložak i započeti ponovo. Drugi način je klikom na Undo - povratak na prethodno stanje (slika ispod). 

Tablica račun-otpremnica 

Budući da je tablica račun-otpremnica kreirana na identičan način kao i tablica račun nije potrebno dodatno objašnjavati

Razlika je što tablica račun-otpremnica ima sekciju PDV u koju se podaci preuzimaju iz računa. i koristi za ispis PDV-a. U tablici račun-otpremnica samo je jedna stopa PDV-a (25%). Malim promjenama sekcija se može proširiti i dodati druge stope PDV-a koje se koriste u fiskalnom sistemu (13%, 5%)

Tablica proizvodi 

Jednostavna tablica u koju se unose proizvodi/usluge i cijena bez uključenog PDV-a. 

Proizvodi/usluge koji se unose u tablicu koriste se u tablicama račun i račun-otpremnica.

Ispis računa 

Ispis računa (tablice račun ili račun-otpremnica) pokreće se klikom na ikonu Print.

Prikazat će se kao na slici ispod obrazac računa prilagođen za ispis.

Parametri su prilagođeni za konačni ispis: veličina stranice (A4), Scale - prilagođena na 75%, Margins - Normal.

Kada je izgled računa pripremljen za ispis kliknuti Next ili prekinuti s Cancel.

Na slici ispod račun je spreman za ispis. Eventualnu izmjenu traži sekcija Pages, All u Custom - upisati broj stranice koja se želi ispisati. Upisati 1 (kao na slici). 

To je sve!